Наряд-заказ на обслуживание автомобиля — документ сервисного предприятия, который оформляется при предоставлении услуг СТО: ремонта или замены комплектующих, диагностики, тюнинга или дооснащения. Форма заполнения заказ-наряда не регламентирована, из-за чего у многих предпринимателей возникают трудности при разработке бланков и актов. Разберем, что нужно включать в данный документ, в каких случаях предприятию требуется оформлять заказ-наряды и как правильно оформить бланк с точки зрения законодательной базы РФ.
Если работы выполняются непосредственно при совершении сделки, в присутствии потребителя, законодательство позволяет совершить такую сделку устно (п. 2 ст. 159 ГК РФ, п. 17 Правил). В принципе, это относиться не только к таким видам работ (услуг) как мойка, диагностика, подкачка шин, и к любым другим, выполнение которых происходит в присутствии заказчика. В таком случае договор может оформляться путем выдачи квитанции, талона, кассового чека, и т.п. Однако какой-либо документ надо получить обязательно!
В иных случаях соблюдение письменной формы договора необходимо. Правила (п. 17) содержат перечень условий, которые необходимо отразить в заказ-наряде:
- наименование и местонахождение исполнителя, фамилию, имя, отчество и адрес потребителя;
- перечень работ (услуг), необходимых материалов и запасных частей, предоставленных автосервисом, их стоимость;
- либо предоставленный потребителем, с указанием сведений о их сертификации;
- дату приема заказа и сроки его выполнения, цену работ и порядок ее оплаты, гарантийные сроки, если они установлены;
- сведения о транспортном средстве (марка, модель, государственный номер, номера агрегатов), а также цену транспортного средства, определяемую по соглашению сторон;
- фамилию, должность лица, оформлявшего заказ и подписи сторон.
Также в договор могут быть включены и другие имеющие значение условия, например, о порядке и сроках оплаты за выполненную работу, предоставленные запчасти, сроках устранения недостатков работы, порядок рассмотрения споров и т.д. Однако следует помнить, что условия договора, ущемляющие права потребителя или ограничивающие ответственность исполнителя по сравнению с правилами, установленными законодательством, будут являться недействительными (п. 2 ст. 400 ГК РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ «О защите прав потребителей»). В таких случаях все равно будут действовать положения закона.
Ст. 28 Закона «О защите прав потребителей» установлена ответственность исполнителя за нарушение срока выполнения работы в виде неустойки — 3% от стоимости работы за каждый день просрочки (час, если срок определен в часах). Установление в договоре неустойки в меньшем размере, допустим, 0,5 % , будет противоречить требованиям закона и, соответственно, потребитель будет иметь право требовать неустойку в законном размере. То же касается и условий о снятии с исполнителя ответственности за недостатки работы, обнаруженные после истечения гарантийного срока: потребитель все равно будет иметь законное право предъявить требования об их устранении в разумный срок в пределах двух лет.
Вместе с заказ-нарядом оформляется акт сдачи-приемки. Правильное оформление акта сдачи-приемки позволяет избежать спора о состоянии автомобиля после ремонта. Чтобы автосервис не смог избежать ответственности за царапины и вмятины на авто, появившиеся после ремонта, в акте необходимо указать, что автомобиль внешних дефектов не имеет, а также отразить его комплектность (коврики, магнитола, колонки, аптечка, домкрат и т.д.).
Еще один момент, который хотелось бы отметить — предоставление материалов и запасных частей для выполнения работ самим потребителем. Нередко на стенах автосервисов можно увидеть объявление: «за качество предоставленных потребителем запчастей организация ответственности не несет». Между тем, такое заявление не совсем соответствует действующему законодательству. Дело в том, что в такой ситуации автосервис выступает как лицо, обладающее специальными техническими познаниями, в отличие от потребителя, который может не знать о недоброкачественности передаваемой запчасти. Поэтому в обязанности исполнителя входит проведение проверки предоставленных запчастей.
Права потребителя при обнаружении недостатков выполненных работ устанавливаются ст. 29 Закона РФ «О защите прав потребителей». Так, если работы были выполнены некачественно, можно требовать у автосервиса:
- безвозмездно устранить недостатки; выполнить работы повторно; уменьшить стоимость работ;
- возместить расходы, произведенные на устранение недостатков работ в другом автосервисе или своими силами;
- в случае обнаружения существенных недостатков — полностью возвратить все уплаченные суммы и возместить все понесенные убытки.
Оформляем требование.Для начала нужно сформулировать и предъявить свои требования. В свободной форме пишете письмо дилеру и импортёру о поломках в вашем автомобиле и требуете их устранить бесплатно, т.п. в рамках гарантийного обслуживания. Распечатываете требование. В двух экземплярах, если будете отправлять его по почте и в четырёх экземплярах, если будете вручать лично. Кто хочет получить образец требования в электронном виде в формате MS Word, пишите в ЛС, я дам ссылку на скачивание.
Приезжаем на ремонт и вручаем требование.Записываетесь на сервис по телефону. Приезжаете на СТО, оформляете заказ-наряд. В заказ наряде указываете поломки именно в тех формулировках, в каких указали в требовании. Требуете перепечатать, если менеджер «случайно» изменил формулировку. Вам дают подписать заказ-наряд. Вы берёте его, проверяете все подписи и печати, сворчаиваете, кладёте в карман. Это — ваш экземпляр. Теперь вы готовы подписать их экземпляр. Повторяю ещё раз. Действовать везде только так: первый экземпляр проверяете, сворачиваете, кладёте в карман. В противном случае второго экземпляра для вас просто не напечатают.
После того как машину сдали, идёте в приёмную директора / канцелярию / ресепшн дилера и просите зарегистрировать входящее письмо. Один экземпляр требования отдаёте, на втором вам ставят отметку с входящим номером и печать дилера. Если по какой то причине дилер отказывается принимать у вас требование — это не проблема. Значит нужно отправить его по почте или курьером. Тут важно, чтобы письмо было отправлено с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения нужна для юридического подтверждения факта, что вы отправили именно требование, а не пустой лист. При отправлении письма с описью, почтальон или курьер обязательно убедятся в том, что отправление соответствует описи. Про смысл уведомления о вручении рассказывать, думаю, не нужно.
С вручением требования импортёру порядок действий аналогичный.
С момента вручения требования и сдачи авто в ремонт, начинается отсчёт времени гарантийного ремонта. Если он длится больше 45 дней, либо суммарно ваш автомобиль пробыл в ремонтах в течении года гарантии больше 30 дней, вы имеете право получить новый автомобиль или вернуть деньги. Подробнее об этом здесь Юридический ликбез. Правовые основы возврата говёного автомобиля.
Пример требования с отметкой Дилера
Ремонт.После диагностики неисправности, как правило, мастер СТО вам перезвонит и расскажет о причинах. Далее будет предложение забрать машину и приехать на ремонт потом, когда доставят запчасти. Делать этого категорически нельзя. Дилер обязан отремонтировать ваш автомобиль в кратчайшие сроки. Отсутствие запчастей, специалистов и прочее — это проблемы дилера, а не ваши. Вам должны вернуть исправный автомобиль. Вы ждёте до тех пор, пока его не починят.
Забираем отремонтированный автомобиль.Дилер звонит или присылает смс о том, что ваш автомобиль готов. Ремонт завершён. Приезжаете на СТО, осматриваете машину и начинаете оформлять Акт выполненных работ. Дилер Вам должны выдать документ, в котором будет написано:
1. Дата вашего обращения и дата окончания ремонта.2. Должны быть перечислены недостатки автомобиля, с которыми Вы обращались (причины обращения)3. По какому заказ-наряду проводился ремонт.4. Какие работы проведены, что с Вашей машиной делали, какие запасные части установили.5. Что оплачивает работы импортёр.
Без этого документа ничего не получайте, потому что если они Вам ничего не выдадут, получается, и обращения никакого не было. Очень важно, чтобы был указан плательщик и заказчик этих работ, тот кто оплачивал. Это обязательно проверьте. Потому что если плательщик и заказчик будете Вы, Дилер потом может Вам сказать: «А давай-ка, плати деньги за это. Раз ты расписался – значит, ты согласился, что это ты, так сказать, платный заказ-наряд». Поэтому, плательщик и заказчик – должны быть не Вы, не Ваша фамилия стоять. Это должен быть импортер Вашего автомобиля.
С Актом выполненных работ, также как и с Заказ-нарядом. Вы берёте его, проверяете все подписи и печати, сворчаиваете, кладёте в карман. Это — ваш экземпляр. Теперь вы готовы подписать их экземпляр.
Акт-выполненных работ у Свид-Мобиля, очень предусмотрительно называется Актом проверки качества.
Про продление гарантии на срок ремонта.В законе написано четко: на время нахождения в гарантийном ремонте гарантия продлевается, где бы это написано либо не написано ни было. То есть, берется Ваш акт приема-передачи, календарно отсчитывается то количество лет, которое предусмотрено Вашей сервисной книжкой либо договором купли-продажи, и автоматически добавляется по гарантийным заказ-нарядам тот срок, на который у вас автомобиль находился в ремонте.
Про отказ в гарантийном ремонте.Если вам отказывают в гарантийном ремонте частично или полностью, это нужно зафиксировать. Вы можете на их экземпляре написать, что такой то недостаток не был устранен. И все, машину забираете. А дальше думаете, что с этим недостатком. Если это, действительно, производственный недостаток – значит, тогда они попали. То есть, получается, что они вам отказали в проведении гарантийных ремонтных работ. А это серьёзный косяк и основание для возврата денег за товар, либо обмена. А установить причину недостатка вам поможет автотехническая экспертиза.
Все документы, используемые для примера — это скан-копии документов по моей машине.
Ждущим ремонта по гарантии. Нюансы обращения по гарантии или как общаться с дилером. Алгоритм.
На этой неделе на драйве был пост про то, как один драйвовчанин добился от дилера замены стоек стабилизатора по гарантии. Хорошо, что человек проявил настойчивость и добился своего. Но затратил он кучу сил и энергии. Кому интересно пост здесь.
Всё на самом деле проще. Вы делаете обращение к дилеру с жалобой. В данном случае «стук спереди при проезде неровностей». Едете в совместную поездку и проявляете мастеру приёмщику неисправность.
Далее оформляете заказ-наряд в котором должна быть прописана жалоба с ваших слов, а именно: «Стук спереди при проезде неровностей. При сдаче автомобиля на сервис неисправность проявилась». Копию предварительного заказ-наряда получаете на руки. У заказ-наряда должен быть номер, дата и строка работ, что-то типа «диагностика подвески», ФИО мастера и подпись под заказ-нарядом (попросите ещё и её расшифровку).
ВАЖНО! Закрыт должен быть именно этот заказ-наряд с этим номером, когда придет деталь и автомобиль починят. Подробнее ниже.
После этого у вас начинаются 45-дней в течении которых ваш автомобиль должен быть починен, либо согласно закону о Защите прав потребителей, вы имеете право расторгнуть с дилером договор о купле продаже автомобиля и потребовать вернуть деньги за него. (Ст.20.1).
При чём вернуть вам должны сумму стоимости подобного автомобиля на сегодняшний день, если подобного товара нет, то по аналогичному товару (Ст. 504.4 ГК РФ).
Через неделю обращаетесь к дилеру и узнаете когда приедет деталь? Вам говорят: «Война идёт, и хрен его знает, ожидайте!». Пишете претензию (она у вас может быть подготовлена заранее). Указываете номер заказ-наряда, указываете свои требования и отдаете дилеру. Обращаетесь в отдел по работе с клиентами или секретарю. Он должен зафиксировать вашу претензию, присвоить ей входящий номер с датой. И на вашей копии поставить печать с подписью, датой и номером входящего документа (кстати копию можно отправить и в Представительство марки, также на юридический адрес). Дополнительно вы все это можете продублировать на горячую линию производителя.
Если дилер отказывается принять. Идёте на почту и отправляете ценное письмо с извещением или телеграмму на юридический адрес вашего дилера. После этого начинаете качать вашего дилера на тему того, что если в течении 45 дней автомобиль не будет отремонтирован, то буду обращаться в суд с требованием расторжения договора купли продажи автомобиля. (Причем это требование вы можете написать как дилеру, так и Представительству марки).
Дальше уже не вы будете рвать пукан, чтобы автомобиль был починен как можно скорее, а сам дилер. Законы защиты прав потребителя у нас работают на ура и суды принимают верные решения в пользу потребителей.
Вам звонят и радостно сообщают: «Уважаемый Никнэйм! Деталь пришла ждем вас на ремонт».
Вам обязаны выдать на руки ваш экземпляр гарантийного заказ-наряда
Вы приезжаете к дилеру и дальше следите за фокусами. Не соглашайтесь на новый заказ-наряд. Закрыть вам должны тот, по которому проводилась диагностика.
Почему так и какие выгоды?
Потому что, во-первых, возврат автомобиля у нас может быть сделан при подобной ситуации в двух случаях. Первый описан выше. Превышение сроков гарантийного ремонта более 45 дней. Сколько там идет деталь, есть ли она на складе, никого, в том числе закон не колышет. Форс-мажора никакого нет. Так как идёт «Спецоперация по защите мирных граждан Донбасса», а не война. Поэтому все попытки слиться на форс-мажор не канают.
Второй случай возврата. Когда в течении гарантии вы не могли пользоваться автомобилем в течении 30 дней каждого года владения. Т.е. если срок гарантии у вас три года, то если ваш автомобиль находился в ремонте более 90 дней, вы также имеете право на расторжение договора купли продажи. В суде это сделать без проблем.
То что вы пользовались автомобилем, пока он ждал деталь, вообще Суд колышить не будет. Будут считаться сроки указанные в заказ-нарядах с даты обращения по дату ремонта. Поэтому дилеры не очень-то любят выдавать их на руки. Отмазка обычна такова.
Ремонт для вас бесплатен, поэтому один экземпляр нам, другой Представительству на возмещение расходов.
ВАЖНО: Не ведитесь на этот фокус покус. По закону вам обязаны выдать документы, тк. это ваш автомобиль не важно гарантийный был ремонт или нет. Требуйте ваш экземпляр заказ-наряда на выполненный ремонт.
При сдаче автомобиля в ремонт при втором приезде на замену, убедитесь, что вы подписываете заказ-наряд с тем же самым номером и датой, которые были у заказ-наряда на диагностику вашего автомобиля.
Итак. Вы приехали в июле на диагностику, а деталь вам поставили, к примеру 2 сентября. Вот у вас уже более 30 дней нахождения автомобиля в ремонте. Ещё раз то, что дилер мог вам предоставить подменку или то, что вы автомобилем пользовались, суд беспокоить не будет.
Поэтому когда приедете к дилеру, закрыть вам должны именно тот самый заказ-наряд, полученный вами на диагностике подвески. Большинство дилеров, например Рольф, стремятся сделать подмену. Открыть новый наряд в день вашего приезда на замену и закрыть его в тот же день. В этом смысле они перед законом красавчики. Вы в этот день обратились и в этот же день вам все сделали.
ВАЖНО: При сдаче автомобиля в ремонт при втором приезде на замену, убедитесь, что вы подписываете заказ-наряд с тем же самым номером и датой, которые были у заказ-наряда на диагностику вашего автомобиля или акт-приема передачи автомобиля в котором указан этот номер заказ-наряда. При получении автомобиля из ремонта, окончательный заказ-наряд должен иметь тот же номер и дату открытия, когда вы обращались на диагностику.
Не дайте себя развести как лапшу «Ролтон» за 30₽ в магазине «Пятёрочка» напротив вашего дома.
В заключительном заказ-наряде должна быть дата ремонта.
Какие выгоды у вас от этого?
По закону о защите прав потребителя гарантия продлевается на срок нахождения автомобиля в ремонте. Ещё раз! Неважно, что вы эксплуатировали автомобиль в этот срок или гоняли на подменке. (Статья 20. Пункт 3). Но доказать это любому дилеру в сети вы сможете, только при наличии у вас на руках заказ-нарядов. Сечёте почему вам выгодно иметь их на руках и требовать от дилера и не выгодно дилерам, чтобы они были у вас на руках?
P.S. Маленький ЛАЙФХАК для дочитавших до конца.
Важно, чтобы был закрыт заказ-наряд с номером и датой диагностики, когда автомобиль починят
Касается он жителей больших городов, где дилеров как собак нерезаных. Лучше всего гарантийный ремонт осуществлять у разных дилеров, чтобы история и сроки ремонтов были им недоступны. Точнее историю можно посмотреть через портал, но такие подробности как, сколько длился ремонт там не будет. Будет дата ремонта и что менялось. Но опять-таки, чтобы в это углубляться, нужен будет пристальный взгляд гарантийщика или мастера-консультанта. Последних так задолбали последние годы разные хитроумные схемы мотивации, что вряд ли эти люди будут вдаваться в подробности. И делайте ремонт не у дилера, у которого автомобиль покупался.
В общем как-то так. И тратьте зря нервы на общение с дилером. Будьте предельно спокойны, повторяйте свои требования, как настойчивая пластинка при общении. Обычно спокойствие бесит оппонентов.
Главное не быть как эта истерическая баба с драйва, о которой писал здесь.
На этом всё и не давайте себя разводить!
Более подробно о юридических нюансах сервиса писал здесь.
Понравился пост? Жми лайк и делай репост!
Правильно оформленный гарантийный заказ-наряд
Преимущества использования заказ-наряд на ремонт автомобиля для автосервиса
Переход автосервиса на работу по бланкам заказ-нарядов позволяет предупредить риск возможного мошенничества со стороны клиентов и закрепить доверительные отношения между сторонами. От использования актов заказ-наряд на автомобили в выигрыше остаются и клиенты, и СТО — рассмотрим все плюсы и минусы
Главное преимущество работы по заказ-нарядам — закрепление сделки для обеих сторон, что позволяет клиенту или компании отстоять свои интересы при нарушении условий договора. Дополнительно оформление акта заказ-наряда на автомобили упрощает автоматизацию бизнес-процессов компании. Например, заказ-наряд на выполнение работ в автосервисе после доработки юристами может использоваться в качестве универсального документа при работе с клиентами, который фиксирует:
- Акт заключения сделки.
- Акт передачи автомобиля в ремонт.
- Платежные реквизиты и сроки окончания ремонта.
- Договор на гарантийное обслуживание.
Это оптимизирует документооборот автосервиса и ускоряет делопроизводство, что косвенно сказывается и на увеличении качества сервиса СТО. Кроме того, выгрузка данных о клиенте из бланка может использоваться для создания персонализированных предложений и записи истории обслуживания.
Какие спорные ситуации может решить акт заказ-наряда автомобиля?
Заказ-наряд на установку запчасти или ремонт автомобиля позволяет разрешить конфликт между сторонами в досудебном порядке, либо отстоять интересы при разрешении гражданских споров в суде. Рассмотрим основные ситуации, которые могут стать причиной конфликта между автомастерской и клиентами:
- Использование бракованных или дефектных комплектующих — в документе закрепляется обязанность автосервиса в контроле качества приобретаемых комплектующих, а также снятие ответственности при использовании запчастей, доставленных клиентом.
- Передача грязного автомобиля в автосервис — грязь может скрывать повреждения на кузове транспортного средства, которые могут стать причиной конфликта. Заказ-наряд, совмещенный с актом приемки автомобиля позволяет документально закрепить состояние поступившего на ремонт транспортного средства и избежать в будущем разбирательств.
- Нарушение сроков ремонта или ТО транспортного средства — указанная дата окончания ремонта закрепляет право на получение клиентом полного спектра услуг к указанному периоду, либо право на компенсацию за неустойку со стороны автосервиса.
Таким образом использование заказ-нарядов на авто — плавный шаг к развитию и масштабированию автосервиса, позволяющий улучшить взаимоотношение с клиентами компании и оптимизировать большинство бизнес-процессов.
Заказ наряд Excel
Основным преимуществом Excel над редактором Word считается более функциональный набор инструментов для работы с таблицами. Оформление заказ-нарядов на ремонт автомобиля в Excel упрощает обработку данных — среди преимуществ работы через офисный редактор таблиц:
- Расширенные возможности для расчета данных — инструментарий формул Excel позволяет произвести сложные расчеты по любым категориям элементов, что помогает быстро определить сумму комплектного ТО или спрогнозировать дату окончания ремонта автомобиля.
- Выгрузка данных в формате CSV — универсальный формат, позволяющий перенести данные бланка заказ-наряда из Excel в систему учета или базу данных для дальнейшей обработки.
В тоже время оформление заказ-нарядов на ремонт автомобиля через Excel не позволяет напрямую выгружать клиентские данные в CRM или выводить сводные отчеты о рабочих процессах предприятия. Формат работы с заказ-нарядами через Эксель подходит для малонагруженных сервисов и предоставляет много сложностей при обработке больших массивов данных — при составлении квартальной финансовой отчетности, расчете заработной платы для сотрудников или калькуляции по комплектующим для ТО.
Функционал модуля разработки заказ-нарядов на ремонт автомобилей от АвтоДилер включает весь необходимый инструментарий для удобной работы автосервиса. Бланки заказ-наряда на ремонт транспортного средства включают:
- Акт осмотра и фотографии приемки автомобиля.
- Акт дефектовки транспортного средства.
- Комплекс проведенных работ и используемых комплектующих.
- Платежные данные и реквизиты.
Система фиксирует все данные клиента, а также участвующих в ремонте менеджеров, что позволяет быстро рассчитать нагрузку на персонал, загруженность автосервиса и заработную плату сотрудников. Модуль предполагает автоматический расчет предварительной и точной стоимости работ для клиента, а комплекс инструментов для автоматизации документооборота ускоряет делопроизводство внутри СТО.
Как работать с бланком заказ-наряда на выполнение работ в автосервисе?
Для удобства компании заполнять бланки заказ-наряда на ремонт автомобиля рекомендуется в электронном формате, что позволяет оптимизировать документооборот и ускорить делопроизводство. Документ, который оформляется на компьютере может сразу выгружаться в CRM и систему учета, что исключает необходимость в ручном вводе данных и сокращает риск ошибок в документации по причине человеческого фактора.
Оформлять заказ-наряды на выполнение работ в автосервисе можно через офисные программы или профильный софт. Разберем преимущества и недостатки каждого варианта.
Заказ наряд Word
- Автоматическое определение даты заполнения документа.
- Вставка текстовых элементов: платежных реквизитов, товаров для ТО, данных клиента.
- Защита форм от изменения данных менеджеров компании при заполнении.
- Необходимость редактирования корневого файла — шаблон требуется регулярно обновлять по мере развития компании и спектра предоставляемых услуг, что предполагает постоянную работу с элементами управления. Кроме того, в базе данных постоянно необходимо держать чистый шаблон и создавать документы копированием файла, что также неудобно.
- Сложности при работе с несколькими документами — при заполнении нескольких бланков менеджеру необходимо переключаться между окнами в Word и CRM-системой, что усложняет обработку данных и замедляет процесс обслуживания клиентов.
- Необходимость вносить все данные вручную в систему учета — все данные из подписанного клиентом бланка придется еще раз вручную копировать в учетные системы, а также обновлять информацию в CRM-карточке.
Главным недостатком работы с образцами заказ-нарядов в Word считается проблемная выгрузка данных и невозможность интегрировать сторонний софт для автоматизации бизнес-процессов. Таким образом ответственному лицу необходимо дублировать всю информацию из созданных заказ-нарядов и контролировать обмен данными сразу в нескольких программах, что увеличивает объем бюрократических работ и негативно сказывается на уровне предоставляемого сервиса.
Профильный софт упрощает документооборот компании и предусматривает интеграцию с программами учета. Это позволяет выгружать всю информацию из бланков заказ-нарядов в автоматическом режиме в учетные системы и CRM, а также исключает необходимость в двойном вводе данных. Работать с программой АвтоДилер быстрее и удобнее, кроме того, это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов автосервиса при дальнейшем масштабировании компании.
Заказ-наряд на ремонт авто используется в качестве упрощенного договора подряда, который оформляется в автосервисе перед началом ремонтных работ. Кроме того, документ может использоваться в качестве платежной квитанции, выставляемой клиенту для оплаты услуг, а также актом передачи и приема транспортного средства. В последнем случае типовой бланк заказ-наряда требуется доработать и добавить приложение, где будут описываться техническое состояние и комплектность автомобиля до ремонта в автосервисе под подпись клиента.
В каких случаях СТО не требуются заказ-наряды?
Документ несет функцию договора и необходим для закрепления всех согласованных условий между сторонами, при этом обязательно требуется подпись клиента и ответственного сотрудника автосервиса. Заказ-наряды на техническое обслуживание или ремонт автомобиля заключаются для закрепления торгового-деловых отношений между СТО и клиентом при выполнении сложной или комплексной услуги.В составлении наряд-заказа нет необходимости при предоставлении быстрой, кратковременной услуги. Например, автосервис может обойтись без закрытия заказ-наряда при реализации следующего спектра услуг:
- Мойка автомобиля или чистка салона.
- Электронная диагностика или визуальный осмотр.
- Накачивание шин или балансировка резины.
Если работа осуществляется в присутствии владельца транспортного средства, СТО достаточно предоставить квитанцию для оплаты или выдать стандартный кассовый чек. Также оформление заказ-наряда на выполненные работы не требуется, если клиент сам воспользовался профильным оборудованием автосервиса — например, лично подкачал шины от компрессорной станции.
Работа и учет заказ-нарядов автосервиса
Наряд-заказ предприятия — подотчетный документ, который используется в бухгалтерии СТО для составления финансовых отчетов. Работа, учет и хранение данного документа регламентируется требованиями федерального закона 22.05.2003 N 54-ФЗ. Печать заказ-наряда осуществляется внутри офиса компании лимитированным количеством, все пустые бланки хранятся в сейфе руководителя или бухгалтера без подписей и печатей.
Автосервис может составить предварительный заказ-наряд на работу исходя из данных клиента или результата первичной диагностики, после чего заполнить новый бланк, основываясь данными полученными при полной дефектовке транспортного средства. При оформлении заказ-наряда станция технического обслуживания полностью согласовывает с клиентом количество и порядок предоставляемых услуг, стоимость работы и запчастей, а также список используемых комплектующих. После подписания заказ-наряд на услуги автосервиса клиенту предоставляется заверенный дубликат.
По окончании рабочего дня документация пломбируются или опечатываются. Все выполненные заказ-наряды хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет, после чего могут быть уничтожены согласно установленному порядку на предприятии. До окончания действия гарантийного периода, прописанного в договоре, бланки наряд-заказов сервиса хранятся в сейфе или хранилище.
Порядок оформления заказ-наряда для автосервиса
Бланки документа подлежат строгой отчетности и заполняются только при оформлении сделки между клиентом и СТО. Документ регламентирует лишь количество проводимых работ для ремонта или обслуживания автомобиля, а также список используемых запчастей, поэтому подписывается клиентом только после проведения диагностики транспортного средства.
При выполнении типовых процедур или регламентного обслуживания автосервис может заключать предварительные заказ-наряды без проведения полной диагностики. В список услуг, подходящих для оформления предварительного наряд-заказа на работы по автомобилю входят:
- Дилерское ТО — комплекс услуг по обслуживанию транспортного средства после обкатки и в первые 3 года эксплуатации.
- Замена отдельных агрегатов техники без ремонта и настройки — установка нового генератора, замена свечей и катушек зажигания, монтаж радиатора и т. д.
- Пакетное дооснащение— расширение штатной комплектации машины дополнительными модулями, например, монтаж охранного комплекса или системы обогрева сидений для конкретной марки транспортного средства.
Если услуга предполагает проведение диагностики неисправности или дефектовки запчастей, а также затрагивает несколько агрегатных узлов, использование предварительного наряд-заказа нецелесообразно. В таком случае ряд работ определяется после полного осмотра транспортного средства и индивидуально согласовывается с каждым клиентом.
После подписания бланка клиентом документ считается официально заверенным между сторонами. В таком случае автосервис обязуется выполнить ряд обозначенных работ согласно описанному сроку, а также проконтролировать качество приобретаемых комплектующих, а клиент — оплатить услуги СТО по условиям, обозначенных в договоре.
Как заполнять заказ наряд — что прописывается в документе?
Из данных для заказ-наряда в обязательном порядке должны быть прописаны:
- Информация о предприятии: наименование компании и адрес юридического лица, ИНН и данные о регистрации ИП, ФИО ответственного мастера за проделанную работу.
- Данные об автомобиле: марка и модель транспортного средства, год выпуска и комплектация, регистрационный номер или VIN-код. По согласованию сторон указываются все серийные номера автомобиля: например, идентификаторы Т-Mark, предупреждающие риск кражи запчастей на автомобилях Toyota.
- Информация о клиенте СТО: ФИО заказчика, мобильный телефон и адрес по месту прописки. Если клиент — юридическое лицо, обязательно требуется ИНН и адрес регистрации предприятия.
- Сроки: дата и время принятия и возврата автомобиля клиенту. При комплексном обслуживании или сложном ремонте наряд-заказ заполняется промежуточными датами о завершении каждого этапа работ.
- Порядок оплаты и цена услуг: указываются все используемые комплектующие и расходники, а также стоимость работы мастеров. При этом клиент может отказаться от оплаты, если стоимость, указанная в заказ-наряде, предварительно не была согласована.
- Перечень услуг и используемых запчастей: указывается весь спектр работ мастеров и комплектующих, необходимых для ремонта автомобиля. При этом автосервис не вправе добавлять дополнительные платные услуги в заказ-наряд.
В завершение ставятся ФИО и подпись менеджера, составившего заказ-наряд, а также подпись клиента. Дополнительно в бланке заказ-наряда на работу мастеров указываются условия и длительность гарантии автосервиса, если это предусмотрено политикой компании, а также список рекомендаций для клиента. В списке отмечаются все вторичные или независимые неисправности, которые были обнаружены при диагностике автомобиля, а также сроки следующего регламентного ТО. Если клиент не желает устранить проблемы сразу в автосервисе, список с рекомендациями станет защитой автосервиса от возможных претензий в дальнейшем.
Какой датой выписывать заказ-наряд в автосервисе?
Добрый день!Подскажите, пожалуйста. ООО Автосервис ОСНО оказывает услуги юр.лицам, ремонт а/м чаще всего длится несколько дней. При реализации услуг выдаются документы Счет, Заказ-наряд, УПД. Вопрос, какой датой следует выдавать Заказ -наряд, с одной стороны, он формируется при поступлении а/м, с другой стороны он выдается и подписывается вместе с выдачей а/м, т е дата поступления 10.01, а дата выдачи и формирования УПД 20.01. Какую из этих дат правильно указывать в З-Н.
Благодарю за Ваши ответы.
Цитата (Клавдия А):ООО Автосервис ОСНО оказывает услуги юр.лицам, ремонт а/м чаще всего длится несколько дней. При реализации услуг выдаются документы Счет, Заказ-наряд, УПД. Вопрос, какой датой следует выдавать Заказ -наряд, с одной стороны, он формируется при поступлении а/м, с другой стороны он выдается и подписывается вместе с выдачей а/м, т е дата поступления 10.01, а дата выдачи и формирования УПД 20.01. Какую из этих дат правильно указывать в З-Н.
Заказ-наряд — это своего рода договор со сметой. Поэтому, считаю что дата у него должна быть равная дате поступления автомобиля в ремонт (в вашем случае 10.01), а УПД — отражает окончание таких работ, значит дата этого документа должна быть равна дате передаче отремонтированного автомобиля хозяину (в вашем случае 20.01).
ЭЦП для дистанционного управления бизнесом
Получите электронную подпись без посещения госорганов
Для чего нужен заказ-наряд сервисному центру?
Заказ-наряд на ремонт автомобиля — форма документа, подтверждающего торгово-деловые отношения между сервисным центром и клиентом. Для автосервиса акт заказ-наряда на выполнение работ сочетает сразу несколько регулирующих документов:
- Акт договорных обязательств — заверенная подписями информация на бланке свидетельствует о закреплении намерения автосервиса предоставить указанные услуги, а клиента — оплатить работу и запчасти. Подписанный документ может использоваться для защиты в суде в интересах сторон.
- Расчет стоимости предоставляемой услуги — в бланке содержится информация о выполненной работе мастеров СТО: от диагностики и дефектовки до ремонта и настройки оборудования. Кроме того, в документе указывается стоимость запчастей и расходников, которые были приобретены у автосервиса.
- Техническое задание — обозначенный спектр услуг и перечень комплектующих позволяет определить сервисменам пул предстоящих задач и количество используемых комплектующих для ремонта.
Договор заказ-наряда относится к первичной бухгалтерской документации и необходим для аудита и подготовки финансовой отчетности предприятия. На основании заказ-наряда автосервис может законно получать оплату при предоставлении услуг — документ позволяет проводить расчеты физлиц с юридическим лицом по банковским картам или наличными.
Важно! Наряд-заказ на обслуживание автомобиля не может считаться актом о выполненных работах автосервиса. В документе прописываются только планируемая или фактически выполненная работа мастеров СТО, а также количество используемых запчастей для ремонта транспортного средства. Использование бланков не освобождает предприятие от использования актов выполненных работ и получения-приемки транспортного средства.
Что нужно помнить автосервису при работе по заказ-нарядам?
При разработке заказ-наряда для автосервиса стоит придерживаться ряда рекомендаций, которые позволят защитить интересы компании при возникновении возможных претензий со стороны клиента.
- В приложении к заказ-наряду обязательно требуется оформление акта на передачу-приемку транспортного средства, в котором указывается марка и модель автомобиля, год выпуска, а также техническое состояние. В приложении необходимо описывать комплектность и указать все технические дефекты или косметические повреждения до момента принятия транспорта в ремонт — это предупредит возможные претензии со стороны автовладельца.
- При самостоятельной разработке примера формы заказ-наряда обязательно учесть все требования налоговой службы РФ, прописанных в Методических указаниях к заполнению документации строгой отчетности, которые обозначены в письме № ВК-6-16/210 от 31.03.1998. В противном случае бланки не смогут использоваться как подтверждающий документ при расчетах юрлица с клиентами банковскими картами или наличными.
- При заполнении бланка рекомендуется максимально подробно описывать все платные услуги, оказанные сервисменами при ремонте: дефектование и мойку запчастей, съем и установку крупных агрегатных узлов, разборку и сборку. Это позволит исключить претензии продавца о навязывании дополнительных услуг в досудебном порядке.
Кроме того, для оптимизации документооборота стоит использовать профильный софт, позволяющий быстро сделать заказ-наряд исходя из ранее полученных данных клиента. Например, решение от АвтоДилер позволяет сформировать бланк наряд-заказа исходя из акта осмотра или дефектовки, а также напечатать документ в 1 клик.