Ваш браузер устарел!
Для корректной работы c сайтом
glavkniga.ru
обновите свой браузер:
Как оформлять и отражать в учёте расходы корпоративного автопарка
Если организация использует в работе автотранспорт и спецтехнику, возникают вопросы, как отражать в бухгалтерском и налоговом учётах сами автомобили и связанные с их эксплуатацией расходы. Подробно рассказываем о нюансах учёта расходов корпоративного парка в свете требований ФСБУ 6/2020, ФСБУ 25/2018 и новой редакции Налогового кодекса.
Материал
предоставлен журналом»Практическая
бухгалтерия» (№4, 2003)
Работник ООО «Пассив»
использует автомобиль Nissan Primera (объем
двигателя — 2200 куб. см) для служебных поездок. Средние ежемесячные расходы
на содержание автомобиля составляют 6400 рублей:
— 3500 рублей — оплата ГСМ;
— 2000 рублей — оплата ремонта;
— 900 рублей — износ автомобиля.
Как выгоднее оформить использование автомобиля, чтобы оптимизировать расходы
и фирмы, и работника? Рассмотрим три способа решения:
1) выплата компенсации за использование автомобиля;
2) договор аренды;
3) договор безвозмездного пользования.
Компенсацию назначает руководитель,
а ее размер устанавливают по согласованию с работником с учетом того, что
ему должны быть компенсированы все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля
(покупка бензина, текущий ремонт, износ транспортного средства). Если сумма,
потраченная на ремонт автомобиля, значительна, фирма может увеличить размер
компенсации.
Официальные нормы компенсаций за использование личных автомобилей работников
для служебных поездок в месяц составляют:
— 1200 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.
см;
— 1500 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб.
см;
— 600 рублей — для мотоциклов.
Вот как учитывается выплаченная компенсация при налогообложении:
Расчет. Всю сумму расходов по эксплуатации автомобиля ООО «Пассив»
ежемесячно выплачивает работнику в виде компенсации.
Сумма компенсации — 6400 руб. (в том числе в пределах нормы — 1500 руб., сверх
нормы — 4900 руб.).
Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль, на 1500 руб.
Таким образом, экономия на налоге на прибыль составит 360 руб. (1500 руб.
x 24%).
Каждый месяц «Пассив» должен со сверхнормативной части компенсации:
— начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве
и профзаболеваний — 19,6 руб. (4900 руб. x 0,4%);
— удержать налог на доходы физических лиц — 637 руб. (4900 руб. x 13%).
Работник получит на руки 5763 руб. (6400 — 637), фактически потратив при этом
на содержание автомобиля 5500 руб. (3500 + 2000).
Общая сумма платежей фирмы — 6059,6 руб. (5763 + 637 + 19,6 — 360).
Проводки будут такими:ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 70
— 6400 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля
в служебных целях;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических
лиц»
— 637 руб. — удержан налог на доходы;ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 69-1
— 19,6 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 5763 руб. — выплачена компенсация работнику из кассы фирмы.
Плюсы
1. Достаточно легко оформить выплату компенсации и изменить ее размер.
2. Компенсация в пределах норм не облагается никакими налогами.
Минусы
1. Официальные нормы компенсации не покрывают всех расходов, а суммы, выплаченные
сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
2. Со сверхнормативной суммы компенсации нужно:
— начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев;
— удержать налог на доходы физических лиц.
Оформить использование автомобиля
сотрудника в интересах фирмы можно с помощью договора аренды. В договоре указывают
сумму арендной платы и другие существенные условия (например, кто будет оплачивать
ремонт транспортного средства и расходы на ГСМ). Как правило, эти расходы
несет фирма-арендатор, поскольку может их списать в уменьшение налогооблагаемой
прибыли (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Гражданский кодекс предусматривает две формы такого договора: «аренда
транспортного средства» и «аренда транспортного средства с экипажем».
Как в первом, так и во втором случае фирма:
— имеет право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей;
— должна удержать с арендной платы налог на доходы физических лиц.
Кроме того, по договору аренды с экипажем фирме придется дополнительно заплатить
с суммы, выплачиваемой работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование
и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.
Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.
Поэтому, заключая договор аренды, не нужно указывать в нем, что автомобилем
будет управлять сам сотрудник-арендодатель. А, кроме того, он не должен подписывать
путевые листы и составлять авансовые отчеты. За него это может сделать любой
другой работник, имеющий водительские права.
Вот как учитываются выплаты по договору аренды при налогообложении:
Расчет. ООО «Пассив» заключило с работником
договор аренды автомобиля без экипажа.
Ежемесячная арендная плата по договору — 900 руб. Расходы на ГСМ (3500 руб.)
и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма-арендатор.
Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль на 6400 руб. (3500
+ + 2000 + 900). Экономия на налоге на прибыль — 1536 руб. (6400 руб. x 24%).
Сумма налога на доходы физических лиц, удержанного с арендной платы составит
117 руб. (900 руб. x 13%).
Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив
при этом на содержание автомобиля.
Общая сумма платежей фирмы — 4864 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1536).
Проводки будут такими:ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 76
— 900 руб. — начислена арендная плата по договору;ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических
лиц»
— 117 руб. — удержан налог на доходы;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 783 руб. — выплачена арендная плата работнику из кассы фирмы;ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
— 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.
Плюсы
1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и
взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
2. Расходы на ГСМ и ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.
Минусы
Вся сумма арендной платы облагается налогом на доходы физических лиц.
Этот договор схож с договором
аренды, но по нему работник не получает никакой платы. При этом расходы на
ГСМ и ремонт автомобиля несет фирма. Эти расходы она может списать в уменьшение
налогооблагаемой прибыли (подп. 5 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 260 НК РФ).
Обратите внимание: такой договор выгоден в том случае, когда никаких выплат,
компенсирующих износ (использование) автомобиля, работник не требует (например,
работник, использующий свой автомобиль в интересах фирмы, одновременно является
ее учредителем).
В противном случае сумму, компенсирующую работнику использование его автомобиля,
придется проводить по другой статье, например, как зарплату, материальную
помощь либо за счет «неучтенных» денег. Например, возможен такой
вариант: по взаимной договоренности эту сумму проводят как оплату ГСМ, хотя
на самом деле работник потратил это топливо при использовании автомобиля в
личных целях (при этом нужно очень аккуратно оформлять путевые листы и авансовые
отчеты, чтобы не вызвать подозрений проверяющих).
Кроме того, у этого договора есть еще один серьезный недостаток: фирма использует
автомобиль безвозмездно, а, по мнению налоговиков, стоимость безвозмездно
полученной услуги придется включить в доход фирмы исходя из рыночных цен.
Расчет. ООО «Пассив» заключило со своим
работником договор на безвозмездное пользование его автомобилем. Расходы на
ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма.
Кроме того, в качестве компенсации за износ автомобиля работник ежемесячно
получает материальную помощь в сумме 900 руб. (фирма выплачивает ее за счет
чистой прибыли). Предположим, что ее сумма с начала года превысила 2000 руб.,
и поэтому облагается налогом на доходы физических лиц.
Ежемесячно фирма уменьшает налогооблагаемую прибыль на 5500 руб. (3500 + 2000).
Экономия на налоге на прибыль составляет 1320 руб. (5500 руб. x 24%).
Налог на доходы физических лиц, удержанный с материальной помощи, — 117 руб.
(900 руб. x 13%).
Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив
при этом на содержание автомобиля.
Общая сумма платежей фирмы — 5080 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1320).
Проводки будут такими:ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
— 900 руб. — начислена материальная помощь работнику;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических
лиц»
— 117 руб. — удержан налог на доходы;ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 783 руб. — выплачена материальная помощь из кассы фирмы;ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.
Плюсы
1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и
взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
2. Расходы на ГСМ и ремонт автомобиля уменьшают налогооблагаемую прибыль в
полном объеме.
Минусы
1. Трудности, связанные с выплатой работнику денег в качестве компенсации
за износ автомобиля.
2. Налоговая инспекция может увеличить доходы фирмы на стоимость безвозмездной
услуги исходя из рыночных цен.
Самый выгодный способ как для
фирмы, так и для работника — это договор аренды. Все расходы, связанные с
арендованным автомобилем, фирма может списать в уменьшение налогооблагаемой
прибыли. Никаких «зарплатных» налогов с арендной платы фирма не
платит. Единственное, что необходимо заплатить — это налог на доходы физических
лиц, да и тот удерживают из дохода работника. Работник же получает зафиксированную
в договоре плату за то, что его автомобиль эксплуатирует фирма.
Если же никаких выплат, компенсирующих использование автомобиля, работнику
не требуется, арендную плату можно установить на минимальном уровне, тем самым
минимизировав выплаты налога на доходы. Это позволит избежать всех недостатков
договора безвозмездного пользования.
В.
РАТНИКОВ, аудитор
Главная Бесплатные консультации Исчисление и уплата налогов Какими документами подтверждаются расходы на капитальный ремонт автомобиля в налоговом учете при условии, что ремонт выполняется сторонней компанией и организация применяет метод начисления?
Консультация предоставлена 16.09.2015 г.
Организация приобрела легковой автомобиль, который будет использоваться директором для рабочих поездок. Директор является единственным учредителем и единственным работником в организации.
Может ли путевой лист иметь свободною форму, содержащую все необходимые реквизиты?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу
Расходы на капитальный ремонт служебного автомобиля в налоговом учете могут быть подтверждены актом выполненных работ.
Если организация не является автотранспортной, то она вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую все необходимые реквизиты.
Капитальный ремонт автомобиля
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными, в частности, в соответствии с законодательством РФ. При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены (вне зависимости от их оплаты), в размере фактических затрат.
Поскольку понятие «капитальный ремонт» налоговое законодательство не содержит, суды с учетом ст. 11 НК РФ в целях налогообложения признали необходимым руководствоваться понятием указанного термина в том значении, в каком оно используется в соответствующей отрасли законодательства (смотрите постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2013 по делу N А19-3291/2013).
Так, п. 1.16 Руководящего документа РД 37.009.026-92 «Положение о техническом обслуживании и ремонте автотранспортных средств, принадлежащих гражданам (легковые и грузовые автомобили, автобусы, минитрактора)», утвержденного приказом по Департаменту автомобильной промышленности Минпрома России от 01.11.1992 N 43 (далее — Положение), определено: ремонт — это комплекс работ (операций) по устранению возникших отказов (неисправностей) и восстановлению полной работоспособности автотранспортного средства (агрегата, узла, системы) в пределах эксплуатационных характеристик, установленных изготовителем.
При этом ремонт может быть как текущим, так и капитальным (п. 1.26 Положения).
Минфин России предлагает считать ремонтными работы, не влекущие изменений функций объекта и его эксплуатационных характеристик, осуществляемые с целью текущего поддержания основных средств в рабочем состоянии (письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/628, от 13.12.2010 N 03-03-06/1/772, от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29, от 18.04.2006 N 03-03-04/1/358).
При этом налоговое законодательство при определении налоговой базы не ставит расходы, связанные с ремонтом, в зависимость от вида произведенного ремонта (текущего или капитального) или способа его осуществления (хозяйственный или подрядный) (письма Минфина России от 03.11.2006 N 03-03-04/1/718, от 02.06.2010 N 03-03-06/1/365).
При этом стоимость проведения работ в соответствии с главой 25 НК РФ не является критерием для их отнесения к ремонту (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-06/4/29).
Аналогичный подход содержится и в арбитражной практике. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 22.08.2013 N Ф09-7461/13 по делу N А47-13822/2012 указал, что налоговое законодательство разделяет только понятие ремонт, который может быть как текущим, так и капитальным, и понятие капитальные вложения.
В постановлении ФАС Уральского округа от 08.12.2008 N Ф09-9111/08-С3 суд счел необоснованной позицию налогового органа, указав, что налогоплательщик, в соответствии с законодательством, отнес к расходам на ремонт затраты по установке кузова и стоимость кузова. При этом было принято во внимание, что целью и итогом выполненных работ явилось приведение автомашины в надлежащее рабочее состояние, а не изменение ее технологического или служебного назначения, а именно, не изменилась грузоподъемность автомашины и иные технические характеристики, также основное средство не приобрело новых качеств. Если выполненные работы не привели к изменению технологического или служебного назначения объектов, не повысили технико-экономические показатели, то данные работы произведены в целях поддержания основных фондов в рабочем состоянии и являются ремонтом (постановление ФАС Уральского округа от 13.11.2008 N Ф09-8219/08-С3).
Таким образом, у организации имеются основания для отражения затрат на капитальный ремонт собственного автомобиля в составе расходов при расчете налога на прибыль.
Для подтверждения необходимости ремонта и, соответственно, оправданности расходов можно применять смету и дефектные ведомости. Дефектная ведомость составляется при повреждении или поломке объектов основных средств. В ней указываются перечень выявленных дефектов объекта и рекомендации по их устранению. При ремонте оборудования вместо дефектной ведомости может быть использован акт о выявленных дефектах оборудования, составленный по форме N ОС-16, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 (далее — Постановление N 7). В акте дается краткая характеристика основных узлов и агрегатов, описываются выявленные дефекты. Форма дефектной ведомости утверждается в учетной политике. Кроме того, нелишним будет составить смету расходов, а также издать приказ, который подпишет руководитель, о направлении автомобиля в ремонт.
При проведении ремонта силами подрядчиков подтверждающим документом будет соответствующий акт выполненных работ. Унифицированная форма акта выполненных работ по капитальному ремонту автотранспорта Госкомстатом РФ не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме с соблюдением перечня необходимых реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
По окончании ремонта также может быть оформлен Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3, утверждена Постановлением N 7). Этот акт, согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, служит для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. По нашему мнению, заполнять или не заполнять форму N ОС-3 при текущем ремонте, каждая организация решает самостоятельно в зависимости от характера произведенного ремонта. Форма N ОС-3 подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт автомобиля осуществляет специализированная сервисная мастерская, в качестве договора на оказание услуг (выполнение работ) по ремонту применяется заказ-наряд. Его оформление производится в соответствии с требованиями п. 15 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств (утверждены постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 N 290, далее — Правила). Заказ-наряд должен содержать информацию о перечне запасных частей, предоставленных исполнителем (п. 16 Правил). Согласно п. 35 Правил потребитель обязан проверить с участием исполнителя объем и качество оказанной услуги (выполненной работы), исправность узлов и агрегатов, подвергшихся ремонту, и принять оказанную услугу (выполненную работу). При обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат оказанной услуги (выполненной работы), подмены составных частей, некомплектности автомототранспортного средства и других недостатков потребитель обязан немедленно заявить об этом исполнителю. Указанные недостатки должны быть описаны в приемо-сдаточном акте или ином документе, удостоверяющем приемку, который подписывается ответственным лицом исполнителя и потребителем.
Согласно п. 18 Правил передача автотранспортного средства на ремонт оформляется приемо-сдаточным актом. В нем указываются комплектность автомототранспортного средства и видимые наружные повреждения и дефекты, сведения о предоставлении потребителем запасных частей и материалов с указанием их точного наименования, описания и цены.
Напомним, что на основании ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы. При этом Минфин России в письме от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1 указал, что в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат, в частности, акты выполненных ремонтных работ.
Таким образом, расходы на капитальный ремонт служебного автомобиля в налоговом учете могут быть подтверждены актом выполненных работ, а целесообразность такого ремонта — дефектной ведомостью.
Форма путевого листа
Форма N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Если организация не является автотранспортной, то она вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214).
Кроме того, представители финансового и налогового ведомства считают, что путевой лист, как документ, подтверждающий расходы на приобретение ГСМ, должен содержать также обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).
В соответствии с требованиями п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» самостоятельно разработанную форму путевого листа необходимо утвердить учетной политикой организации.
При этом, как указано в п.п. 9, 10 Приказа N 152, путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца. То есть если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, подтверждает расходы налогоплательщика (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77).
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на содержание служебного автомобиля в путевом листе целесообразно указывать маршрут следования автомобиля с указанием адреса и наименования организации.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов
Ответ прошел контроль качества